Manter um escritório organizado com cada coisa em seu lugar colabora para a produtividade. Afinal, nada como procurar alguma coisa que você precisa – seja um grampeador, seja um carregador de celular – e achar rapidamente.
Essa organização vale para tudo, incluindo documentos digitais e até a nota fiscal daquele produto que você acabou de comprar, mas que apresentou um defeito inesperado.
É aí que a gestão de documentos faz toda a diferença: é um método que serve para administrar esses materiais, físicos ou digitais, que uma empresa precisa manter. Ela garante a organização e interfere, inclusive, no cumprimento de regras previstas por lei, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
O gestor de arquivos planeja quais materiais precisam ser armazenados e por quanto tempo, quem poderá ter acesso a esses documentos, quais informações devem ser devidamente descartadas e como lidar com todo esse fluxo no dia a dia.
Esses cuidados também incluem a adoção de medidas para evitar danos físicos nas documentações (mofo, incêndio, etc.), higienização de papéis e armários e outras regras de segurança também na gestão de arquivos digitais.
Envolva a equipe na rotina
Uma vez estabelecido o planejamento de quais documentos devem ser armazenados, quais devem ser descartados e quais as regras para o acesso a esses materiais, é preciso que a equipe participe ativamente da “alimentação” desse banco de dados.
Por exemplo: cada setor pode ter uma pasta ou contêiner para separar quais arquivos devem ser digitalizados e/ou armazenados fisicamente e quais devem ser descartados.
Essa manutenção diária previne aquele famoso acúmulo de papéis no fim do mês.
Organize os arquivos em papel nas pastas para escritório, rotulando corretamente para facilitar o acesso posterior.
Descarte com cuidado não só aqueles papéis que não são mais necessários, como também os que possuem informações confidenciais e sigilosas (dados bancários, senhas e informações pessoais sensíveis).
Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)
As novas regras da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) foram criadas para dar mais segurança na coleta, compartilhamento, armazenamento e transação de dados por empresas e organizações públicas.
A LGPD estimula a conscientização corporativa sobre a importância de garantir a privacidade de seus clientes, fornecedores e entre outros públicos, mantendo as informações no panorama interno das empresas.
Assim, se um vazamento de dados ocorrer, a empresa que tem a posse desses dados poderá ser responsabilizada e autuada.
É por isso que muitas empresas já estão se adaptando às novas regras no ambiente digital, investindo em dispositivos de transparência (informando as pessoas quando há coleta de dados) e segurança como criptografia, senha em duas etapas, backups em nuvem e outras formas de dificultar ataques cibernéticos, espionagem e vazamento de informações empresariais.
A má administração de dados físicos também representa risco de vazamento de informações, por isso deve receber atenção especial. Para isso, vale investir em equipamentos para destruição segura de dados físicos, como fragmentadoras.
O descarte adequado de dados evita muitos problemas: documentos não cortados, ou picados grosseiramente podem preservar pedaços legíveis de dados que podem ser utilizados por terceiros. Você tem cuidado da gestão de documentos da sua empresa e dado a devida atenção a esse ponto?
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