Você sabe o que é livro-caixa?
Toda loja precisa arrecadar mais dinheiro do que gasta para obter lucro e ter sucesso a longo prazo.
Conforme as lojas operam, elas gastam dinheiro constantemente em itens como equipamentos, peças, folha de pagamento e aluguel, e recebem dinheiro de clientes com a venda de produtos e serviços. Até aí, você provavelmente já sabe há muito tempo.
O livro-caixa 🛒 é onde você registra todos esses gastos e ganhos. Veja como manter o seu livro-caixa 🛒 em dia!
Tipos de livros-caixa
As lojas podem manter vários livros-caixa 🛒 diferentes. O mais importante é o livro geral, que divide os créditos e débitos da empresa em diferentes categorias de contas, como ativos, passivos, despesas e receitas.
As lojas também podem manter um livro-caixa 🛒 de vendas que registra as vendas realizadas por uma empresa, mais o dinheiro recebido e devido por bens e serviços.
Um livro de compras rastreia todas as compras que uma empresa faz e quanto dinheiro a empresa deve aos credores.
Dicas para manter em dia o livro-caixa
- Você precisa de datas precisas para uma contabilidade precisa. Encontre um tempo pelo menos uma vez por semana para registrar todas as suas entradas e saídas de caixa para ter certeza de não perder nenhuma.
- Registre cada transação conforme elas acontecem. Cada vez que qualquer uma de suas contas fizer uma alteração, registre-a em seu livro. Pense neste documento como a “história” de suas finanças – ele conta os detalhes de cada interação econômica que sua empresa fez em ordem.
- No final do dia ou da semana, pegue todos os seus recibos e faturas e compare-os com seu livro para ter certeza de que não perdeu nada.
- Você pode escolher entre utilizar uma página por dia ou por semana.
- Preencha as colunas com as vendas e desembolsos do caixa.
- Separe páginas para custos fixos mensais.
- Siga um padrão para facilitar a leitura para qualquer um que precise. Um livro completo detalha cada conta para que qualquer pessoa possa folheá-lo para ver exatamente quanto dinheiro está sendo ganho / gasto em cada categoria. A página inicial inclui o plano de contas, listando cada conta no livro e seu número, como “Dinheiro, nº 101,” para que as pessoas possam encontrar facilmente as informações de que precisam.
- Salve cópias de todos os seus recibos, faturas e dívidas comerciais. Você precisa ter uma documentação precisa para criar um livro preciso, portanto, salve tudo o que tiver relacionado a finanças para uso posterior.
Fechando os livros no final de um período contábil
Ao chegar ao fim de um período contábil, espere um minuto antes de estourar o espumante: você ainda precisa “fechar os livros”.
No mínimo, você fechará seus livros anualmente porque terá que apresentar uma declaração de imposto de renda todos os anos. Se você está preparando declarações financeiras, vai querer que sejam feitas pelo menos uma vez por ano.
No entanto, as declarações financeiras anuais podem não ser suficientes para ajudá-lo a manter o controle sobre o seu negócio. Você pode querer declarações financeiras mensais, bimestrais ou trimestrais.
Mesmo que você não tenha as declarações financeiras preparadas, talvez queira fechar seus livros mensalmente. Enviar extratos de clientes, pagar seus fornecedores, reconciliar seu extrato bancário e enviar relatórios de impostos sobre vendas ao estado são provavelmente algumas das tarefas que você precisa fazer todos os meses.
Você pode achar mais fácil fazer isso com o fechamento dos seus livros.
Por que é tão importante?
A manutenção dos registros financeiros em geral é vital para o sucesso de um negócio. Os gerentes não podem tomar decisões bem-informadas se não souberem quanto dinheiro sua loja tem atualmente à disposição, quanta dívida tem e quanta receita gera.
Por exemplo, a má manutenção de registros pode fazer com que o proprietário de uma pequena loja pense que seu comércio tem mais dinheiro disponível do que tem de fato, então ele pode gastar em publicidade apenas para perceber que não tem dinheiro para pagar outras despesas quando precisar.
Uma boa manutenção de registros também pode ajudar as lojas a apresentar declarações fiscais precisas.
Considerações finais
Proprietários iniciantes de lojas podem não possuir os conhecimentos contábeis necessários para manter seus próprios livros-caixa 🛒 e outros registros financeiros.
Como opção eles podem contratar profissionais para trabalhar meio período para manter registros ou contratar empreiteiros para cuidar de suas necessidades financeiras de manutenção de registros.
Conforme as empresas se expandem e os registros financeiros se tornam mais numerosos e complexos, elas podem então contratar funcionários em tempo integral para manter o livro-caixa 🛒 atualizado.
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