A integração das equipes, dos sistemas e das funções desempenhadas pelos diferentes departamentos de uma empresa é a maneira mais simples de definir o que é a gestão de processos.
Esse conceito, que recebe uma denominação bastante geral, tem enorme importância para os negócios e pode ser a chave para o sucesso em longo prazo. O principal motivo é que a maioria das empresas ainda adota a gestão por setores, o que faz cada vez menos sentido quando se fala em construir um bom nome no mercado.
A explicação é simples: o máximo aproveitamento dos recursos só é alcançado quando se há um panorama geral de todos os departamentos.
O setor de vendas pode estar um sucesso graças a uma promoção nas lojas e o TI pode estar dando conta de todas as demandas, mas, se essas áreas não trabalharem em conjunto, a empresa continuará no lugar comum sem explorar o máximo potencial.
Por que investir na gestão de processos?
Um exemplo claro em gestão de processos é o departamento de TI. Empresas de pequeno e médio porte, no geral, investem em alguns profissionais para “apagar os incêndios” e resolver problemas comuns, como queda de internet, computadores lentos e sistema fora do ar.
Na gestão por departamentos, isso não chega a ser um problema, mas pode dificultar novos projetos e a adoção das tecnologias mais recentes.
Se a empresa decide pela gestão de processos, no entanto, permite ao setor desenvolver estratégias com base na análise de dados dos outros setores e adotar tecnologias que permitam melhor comunicação, mais velocidade e informações mais precisas com processos mais simples.
Em alguns casos, a empresa percebe a necessidade de contratar novos profissionais, investir em qualificação na área e até contratar uma empresa terceirizada no setor para um olhar diferente.
Todas as hipóteses só são possíveis graças à gestão correta dos processos da empresa, que permite a tomada de decisões assertivas, a alocação correta dos recursos e a economia em médio e longo prazo.
Primeiros passos na gestão de processos
Os principais pontos na gestão processual são a revisão, melhoria e padronização constante das operações, a participação efetiva dos colaboradores e o comprometimento com a qualidade e a satisfação do cliente.
Com isso em mente, algumas estratégias devem ser adotadas independentemente do segmento de atuação do seu negócio. São os resultados que vão ditar os próximos passos!
- Mapeie as atividades desempenhadas e quais são os colaboradores envolvidos em cada etapa do processo. Isso te permitirá detectar falhas e pontos a serem fortalecidos, além de pensar em novas tecnologias para melhorar a área;
- Analise os resultados tendo como base os objetivos e valores da empresa para definir quais processos são prioritários e quais podem ficar em segundo plano;
- Defina as mudanças a serem adotadas em curto, médio e longo prazo e quais são os resultados esperados. É essencial informar os colaboradores envolvidos para que engajem nos mesmos propósitos;
- Avalie os dados com base em métricas e indicadores pré-definidos;
- Reúna os resultados positivos e negativos e discuta em conjunto com os gestores de cada departamento e com os colaboradores envolvidos. A partir daí, novas estratégias devem ser adotadas para que os objetivos da empresa sigam em sinergia.
A gestão de processos ainda é novidade e desperta muitas dúvidas. O Sebrae oferece um curso online para os interessados na área, mas diversas universidades, escolas técnicas e cursos de educação à distância também estão se atualizando sobre o tema, às vezes até oferecendo cursos gratuitos. Não deixe de se aprimorar e garantir o futuro dos negócios.
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