Manter o ambiente impecável melhora a percepção que os clientes têm da sua marca.
Para muitos comerciantes, a preocupação com a organização da loja vem à frente da organização de escritório e outros departamentos.
Aquela história de “o que os olhos não veem o coração não sente” não poderia estar mais equivocada. A bagunça do escritório prejudica muito a produtividade geral, além de passar sensação de desleixo e dificultar a tomada de decisões assertivas.
É simples: quando você precisa procurar um documento importante que deveria estar ao seu alcance, tenta procrastinar ao máximo, até que o faz de má vontade e demora para encontrar, certo? Imagine esse mesmo cenário dentro de uma empresa, diariamente.
Como manter a organização de escritório
Se quiser que seu negócio funcione, é preciso ter a arrumação do escritório como uma de suas prioridades, e reservar pelo menos um dia da semana para mantê-la nos trinques. Nós te ajudamos nessa tarefa!
1. Reserve um tempo e convoque toda a equipe
Dependendo da bagunça, será necessário mais que um dia e mais de uma pessoa para organizar todos os itens pendentes. Reserve um tempo de qualidade, nem que seja necessário usar seu fim de semana, e chame alguém de confiança para te ajudar.
2. Separe o que deve ser guardado e o que será descartado
Essa é a etapa mais trabalhosa da tarefa. Acredite, se você tem uma bagunça acumulada com certeza tem itens que nem se lembra e nem precisavam estar ali, como jornais velhos, orçamentos de três anos atrás, objetos quebrados e até mercadoria parada.
Separe em duas caixas o que pode ir para o lixo e o que é importante manter na empresa. Não se engane: se você nem lembrava da existência da caneta quebrada dificilmente precisará dela, assim como a pilha de currículos e cartões de visita que sequer olhou.
Descartada a caixa de lixo, pegue a caixa do que deve permanecer na empresa e parta para o próximo passo.
3. Organize em caixas, pastas e gavetas
Essa é a etapa mais importante na organização do escritório e depende de você avaliar como fazê-la. Documentos em papel podem ser separados por datas, clientes, assuntos ou ordem alfabética, sempre etiquetados e guardados em pastas, enquanto objetos e materiais podem ser guardados em caixas devidamente identificadas.
Defina um “canto” para cada área. Por exemplo, na primeira gaveta ficam os documentos dos fornecedores e na segunda, os documentos dos funcionários. O armário pode guardar o arquivo que é pouco utilizado, como materiais de escritório e artigos de referência.
Na mesa, de fácil alcance, somente aquilo que é usado com frequência, como grampeadores, canetas, papéis para anotações e seu computador.
4. Digitalize tudo que for possível
Arquivos digitais não só são mais seguros quanto economizam muito espaço no escritório. Isso vale especialmente para as finanças e vendas, que podem ser organizadas com auxílio de softwares, aplicativos e planilhas do Excel, mas também para cadastro de clientes, lista de fornecedores e formulários de aplicação para novos funcionários.
Só não esqueça de fazer backups diariamente ou, no máximo, semanalmente e ter o antivírus atualizado!
5. Use e abuse dos objetos organizadores
Caixas, pastas, porta-arquivos, organizadores de gavetas, porta-canetas, quadro de anotações, post-its entre outros itens de papelaria ajudam muito na organização de escritório no dia-a-dia, nem que seja para dar aquele toque de bagunça arrumada.
6. E as pendências?
É difícil fugir das pendências, como aquele orçamento que você não teve tempo de enviar, aquele pedido que ficou para revisão e aqueles produtos que você não sabe se guarda ou descarta.
Mantenha, então, uma caixa da pendência, que também pode ser uma pasta ou gaveta. Isso não atrapalha a organização de escritório – desde que você dedique toda semana um tempinho para resolver essas demandas e respirar aliviado.
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