O espaço é realmente uma das coisas mais importantes no ambiente de trabalho. Embora você nem sempre possa simplesmente criar um novo espaço, há muitas maneiras de otimizar seu escritório sem comprometer a eficiência – começando com a gestão de documentos.

Para ajudá-lo a começar, selecionamos as melhores dicas de gestão de documentos que manterão tudo organizado, seja na empresa ou no home office. Veja abaixo o que fazer e quais objetos podem ajudar na sua gestão de documentos.

Realize uma auditoria completa

foto: criada por freepik

É fácil continuar coletando documentos até que a capacidade do seu escritório seja atingida e nunca realmente considerar as consequências. Isso significa que seus gabinetes podem ficar cheios de papéis que tem pouco ou nenhum significado.

Somente realizando uma revisão completa de seus documentos, você será capaz de estabelecer o que precisa e, mais importante, o que não precisa.

Pode ser demorado e exaustivo, no entanto, depois de concluído, você deve conseguir liberar uma quantidade razoável de espaço.

Isso também fornecerá uma oportunidade de recategorizar ou mesmo digitalizar alguns de seus documentos para facilitar as auditorias futuras.

Gestão de documentos indesejados

Se você descobrir uma série de documentos que podem ser jogados fora, certifique-se de descartá-los com segurança. Dependendo do volume, você pode até precisar terceirizar para uma empresa que ofereça um serviço de destruição de documentos.

Qualquer coisa que contenha detalhes pessoais ou outros dados potencialmente valiosos deve ser sempre destruída e nunca simplesmente jogada fora. Portanto, tome cuidado ao limpar seus armários de arquivamento e defina um sistema para descartar documentação indesejada.

Tipos de pastas de arquivo

  • Pastas básicas são a escolha típica. Eles cabem em praticamente qualquer sistema de arquivamento em um padrão de 9,5 polegadas.
  • Pastas suspensas são sua opção menor, mas isso ocorre porque elas sacrificam o espaço para vir equipadas com ganchos para pendurar dentro das gavetas.
  • Maletas são pastas com alças que permitem que você as carregue para qualquer lugar que você quiser.
  • Pastas com grampo são perfeitas para você que utiliza os papéis perfurados (duplos) para organizar seu ambiente de trabalho. Basta você perfurar o papel e inserir em seus dois grampos e travar.
  • Pastas catálogo disponibilizam envelopes internos para você guardar seus papéis.
  • Pastas L servem para transportar, guardar e proteger papéis que se movem de mão em mão; de um lado para outro. Proporcionam uma maior durabilidade e uma praticidade no manuseio do papel, dificultando a possibilidade de rasgá-lo.
  • Pastas sanfonadas são pastas com divisórias fixas que permitem organizar diferentes documentos em um mesmo lugar. Essa é uma estratégia de organização tradicional e usada até hoje nos escritórios de diversas empresas.

Diferenças entre materiais de pasta

Você pode escolher entre kraft, plástico ou cartão. Se o seu escritório exige que suas pastas sejam resistentes à água ou a mais peso, pastas de plástico e papelão são a melhor escolha.

Organizadores

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Para ajudá-lo na gestão de documentos, encontramos as melhores ideias de organizadores e gavetas que garantirão que cada pedaço de papel tenha um lugar para pousar.

Arquivo-Morto

O arquivo morto é, apenas, uma caixa para guardar os arquivos e/ou documentos importantes que não estão sendo utilizados no momento, mas que podem ser necessários futuramente.

Isso inclui documentos fiscais, contábeis, de processos, de produtos, da área de gestão de pessoas, ou outros. Ele pode ser de papelão ou de polipropileno.

Arquivo móvel

Gaveteiro destinado a utilização de armazenamento de documentos por meio de pastas suspensas.

Bibliocanto

Bibliocanto, também chamado de suporte para livros ou suporte porta livros, é um objeto usado para calçar uma fileira de livros. É colocado em uma ou ambas as extremidades para manter os livros na posição vertical. É um objeto tanto utilitário quanto decorativo.

Caixa correspondência

Como o próprio nome já diz é um porta correspondência, ele proporciona arquivamento rápido de forma vertical.

Caixa organizadora

Caixas organizadoras ajudam a esconder a desordem visual que inevitavelmente invade os home offices.

As caixas podem ter variados tamanhos, então você tem opções dependendo se deseja armazenar cartões de receita, fotos, documentos impressos ou outras lembranças de papel.

Fichário de mesa

Perfeito para organização de fichas.

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